原本爲了解決民政管理問題而召開的會議，後來在華夏共和國曆史上，被稱爲第一次立國準備會議。這次會議召開於大文朝寶丰九年，西曆1637年，農曆七月。
在後來爲準備華夏共和國第一次全國代表大會而進行的一系列預備會議中，將第一次代表大會的召開日期確定在了寶丰九年臘月初二。
這所以要準備這麼長的時間，一方面是因爲會議場地等基礎設施需要建設的時間，另一方面是由於互助會的各個省遠在天南海北，把召開會議的消息送到各地，又要各地選舉自己的參會代表，並準備相應的資料，再趕到青島來開會，需要耗費的時間不是小數。
更重要的是，爲了召開第一次全國代表大會而組建的會議籌備組需要在會議開始前做好的工作實在太多。
籌備組需要進行的工作包括一切基建準備的統籌，確定議事流程和選舉、表決流程，確定提案規則，以及對外事務的處理——基本就是如何面對大文朝的立場問題。
需要儘早確定的是各基地代表名額和代表產生規則，這些事情要儘量早地通知到各基地，然後給基地留出足夠的時間來確定他們的代表名單。現在互助會的管理人員普遍不足，多數代表都有着比較重要的崗位職責，像江北城或舟山島的代表，他們來青島開上幾天到十幾天的會，再加上往返的時間，至少需要兩三個月的時間脫離自己的崗位，肯定要提前將工作安排好，才能放心地離開。籌備組就要負責爲這些代表們預留出儘量充足的時間來爲會議做準備。
籌備組除了要完成這些準備之外，還要特別處理的一件事，就是與大文朝的有關係問題。
互助會大張旗鼓地籌備這第一次代表大會，並且直接打出了“全國”代表大會的名義，大文官府即使再遲鈍，也應該明白了互助會這是想做什麼。爲了避免大文胡亂猜測反應過度，就有必要將互助會的意圖通報給大文朝官府——如果對互助會這次會議沒有明確的瞭解，哪個官員都不免擔心他們會打起旗號一路打到京城去，改朝換代。
包括章澤天在內的絕大多數籌備組成員都明白，大文朝各級官府派在青島的探子肯定不在少數，章澤義的統計局已經確定了的探子就有超過二十人，分佈在各個行業崗位上，只是出於一些特別的目的，這些探子並沒有被抓捕，他們還打算利用這些人向文朝官府傳遞一些他們希望傳遞出去的信息，並通過這些人瞭解一些官府的動向。如果直接將人抓起來，等於是切斷了他們與文朝官府之間的信息通道。
更重要的是，章澤天和章澤義都相信，肯定還要他們沒有發現的探子存在，如果將發現的探子都抓住，那麼剩下的就只有他們沒有發現的了，等於是自己蒙上了自己的眼睛，倒不如暗中控制這些人爲他們所用。
有了這些探子，第一次全國代表大會的消息應該已經被傳出去了，他們向文朝官府表態就成了必然之事，但需要通報的內容，以及通報的途徑就成了必須解決的問題。
令籌備組有些爲難的是，現在立國的事情還沒有最終確定，那麼他們將來對大文朝的外交政策也就無從談起。另外，他們以什麼樣的身份對大文朝進行通報，以及通報到大文朝哪一級官府，也是一個問題。畢竟名不正則言不順。
事情最終被推到了章澤天的案頭上，章澤天對前來請示的周從哲——他負責互助會的對外事務——說道：“現在我們尚未宣佈獨立，也還沒有組建自己的政府，這種通報不宜通過正式途徑進行，可以考慮通過私人途徑來完成。通報的目的是給大文朝吃一顆定心丸，而不是向朝廷示威，這個原則一定要把握好，不要過度刺激官府。”
“那麼具體的通報內容呢？”周從哲問道。
章澤天道：“通報內容應包括這麼幾點，第一，明確我們準備獨立建國這件事，以及我們的國土範圍。第二，表明我們不想與大文爲敵的態度，確定我們不會向內地進攻。第三，要求文朝官府確保我們會員在文朝境內的商業利益和人員安全，包括出自登萊二府的進士們和他們的家人的安全。對於這些進士，官府可以撤職，可以閒置，但是不允許隨意抓捕。”
周從哲手中拿着一個小本子，邊聽邊記，道：“明白了。會長，我們在濟南和京城都有人，準備把這個消息分別通過兩地的線人通報給山東按察使和布政使，同時也通報給京城的兩位閣老，這樣就可以了吧？”
章澤天道：“嗯，對山東的京城的通報都是必要的，可以分別從這兩地的線人中選出一人，表明身份，作爲我們與文朝官府的聯絡人。現在我們還不清楚文朝官府的態度，這個聯絡人會有一定的風險，你和章澤義商量一下，一定要選擇立場堅定、工作能力又強的人。”
周從哲尚未離開，章澤義也到了，章澤天叫住了正要離開的周從哲，對章澤義道：“八弟，我剛剛與周掌櫃商定了向官府通報我們即將立國之事，需要你的協助，你來得正好。”章澤義在章家大排行第八。此時周從哲已經不再負責章家商行的買賣事項，把全部精力都放在了互助會的對外事務上，但大家還是習慣以掌櫃稱之。
章澤義聞言說道：“我也正是爲這事來的。我剛剛接到報告，新任萊州知州高潔虎向朝廷密報我們要造反，現在信已經被攔下來了，不知道後面要如何處理纔好。另外，接替高潔虎任高密縣令的米鋒鬧得更厲害，若不是縣衙的人他指揮不動，他就要把我們派在高密縣城的人給抓起來了。”
章澤天沉吟道：“其他州縣情況怎麼樣？”
章澤義道：“情況都差不多，不過高潔虎和米鋒鬧得最厲害，其他縣令們多是惶惶不知所措，還沒有明確的行動。”